Empfangen sie Tipps zur effizienten Organisation von Meetings, holen Sie sich weitere Informationen und erfahren Sie die Termine für Seminare mit Eberhard Häcker

Effiziente Meetings - Seminar am 10. Juli 2007 in Karlsruhe

Wie viele Meetings besuchen Ihre Mitarbeiter in der Woche? Angenommen, zehn Mitarbeiter besuchen jede Woche zwei Besprechungen mit je 90 Minuten Dauer. Weiter angenommen, das ist 40 mal im Jahr so.  Dann bringen Ihre Mitarbeiter jedes Jahr 120 Stunden in Besprechungen zu. Das sind drei volle Arbeitswochen pro Mitarbeiter.

Meetings sind für die innerbetriebliche Kommunikation unverzichtbar. Wer seine Mitarbeiter allerdings befragt, was bei Meetings verbessert werden kann, erhält dabei erstaunlich übereinstimmende Aussagen. Meetings seien zu schlecht vorbereitet, dienten nur der Selbstdarstellung von Führungskräften und könnten in kürzerer Zeit bei gleichem Ergebnis beendet sein. Die eigenen Punkte könnten nicht angemessen besprochen werden, eigene Ideen seien bei Vorgesetzten nicht gefragt. Und am schlechtesten kommt der Punkt Ergebnisse aus den Meetings weg. Hier sagen über 90% der Meeting-Teilnehmer aus, dass die Vereinbarungen doch sowieso nicht eingehalten werden.

Zehn Schritte zum Erfolg: Um Erfolg zu haben, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein und die entsprechenden Schritte gegangen werden. Diese zehn Schritte sehen Sie im nebenstehenden grünen Kasten.

Fünf positive Ziele werden erreicht: Sie erreichen damit mehrere positiv besetzte Ziele. Erstens sparen Sie in Ihrem Unternehmen wertvolle Arbeitszeit. Zweitens verbessern Sie die innerbetriebliche Kommunikation erheblich. Drittens wird die Zusammenarbeit der Beteiligten deutlich besser, weil klar vereinbart. Viertens werden Ihre Kunden schnell feststellen, dass es bei Ihnen nun besser flutscht. Fünftens werden Ihre Mitarbeiter mit der aufgewendeten Zeit in Meetings nun besser zurecht kommen, da es bei jedem selbst liegt, inwieweit er sich durch aktive Teilnahme an den Meetings Erleichterungen durch mehr Teamarbeit verschafft.

Wenn Sie diese Verbesserungen einführen wolle, sollten Sie Unterstützung durch jemanden in Anspruch nehmen, der solche Veränderungsprozesse schon mehrfach begleitet hat. Unter anderem bietet Chefwissen hierzu die Möglichkeit. In offenen Seminaren oder auch bei Inhouse-Schulungen vermittle ich Ihnen bzw. Ihren Mitarbeitern das nötige Wissen, um die Meetings in Ihrem Haus künftig wesentlich effizienter zu gestalten.

Hinweis: Ein Seminartag allein reicht erfahrungsgemäß für die tatsächliche Änderung im Verhalten nicht aus. Ein Tagesseminar allein kann eigentlich nur der Auftakt sein. Oder es dient zum Testen, ob Sie und Ihre Mitarbeiter mit unserem Arbeitsstil zurecht kommen. Denn die Chefwissen-Seminare sind recht anstrengend, weil eben gearbeitet wird. Besser ist jedoch eine Kombination aus Seminar und Praxistraining. Dabei wird nach einem Auftaktseminar Erfahrung in der praktischen Umsetzung gesammelt. Hierzu werden konkrete Aufgaben gestellt. Der Seminarleiter kommt dann zu einem Coaching direkt an den Arbeitsplatz und besucht zusammen mit den Seminarteilnehmern dann deren Seminare. So ist sicher gestellt, dass es auch wirklich zu einer Verhaltensänderung kommt.

Ihre Investition und der Ertrag: ein Seminartag mit Eberhard Häcker kostet im offenen Seminar 240 Euro (zuzüglich 45,60 Euro = 19% MwSt, insgesamt 285,60 Euro). Als Inhouse-Schulung kostet ein Seminartag 960 Euro (zuzüglich 182,40 Euro = 19% MwSt, insgesamt 1.142.40 Euro). Zu diesem Honorar kommen Fahrtkosten und, falls erforderlich, Übernachtungskosten hinzu. Zu diesen Konditionen findet auch das individuelle Coaching statt, dessen Dauer zuvor vereinbart wird. Ihr Ertrag: Pro Mitarbeiter, der Meetings besucht, ca. ein Drittel der bisher für die Meetings aufgewendeten Zeit. Beispiel: Wenn pro Woche bisher zwei Meetings mit je 90 Minuten besucht wurden, dann wird pro Woche minimal eine Stunde Zeit gespart, das macht im Jahr mindestens eine Woche mehr freigeschaufelte Arbeitszeit. Wird diese Arbeitszeit produktiv eingesetzt (auch darüber reden wir im Seminar), beträgt Ihr Ertrag pro Woche und Mitarbeiter jeweils einen Stundensatz! Angenommen, der intern verrechnete Stundensatz liegt bei 60 Euro und aus dem Unternehmen besuchen zehn Mitarbeiter die effizienten Meetings, dann beträgt Ihr Ertrag in der ersten Woche nach der Umstellung 600 Euro. Nach spätestens sechs Wochen hat sich Ihre Investition amortisiert. Ab da beträgt Ihr Ertrag in jeder Woche 600 Euro!

Der nächste Seminartermin: Das nächste freie Seminar “Effiziente Meetings” findet statt am Dienstag, 10. Juli 2007. Seminarort: 76185 Karlsruhe, Wichernstraße 2, Schulungsraum der EUWIS-GmbH im dritten Stock. Seminarpreis: 240 Euro netto, zuzüglich 45,60 Euro MwSt (das entspricht 19 %), Gesamtpreis (brutto) somit 285,60 Euro. Im Seminarpreis enthalten sind neben den Seminarunterlagen ein Mittagessen und die übliche Tagungsverpflegung (alkoholfreie Getränke, Kaffe/Tee, Gebäck).

Referent: Eberhard Häcker

In diesem Seminar “Effiziente Meetings” werden anhand von Praxisbeispielen die oben bzw. rechts kurz genannten zehn Schritte behandelt und soweit möglich abgearbeitet. Ideal ist es, wenn schon vorher konkrete Fragestellungen mit der Seminarleitung besprochen werden, damit möglichst praktische Fragestellungen gelöst werden können.

Weitere Informationen am besten per Telefon unter +49(0)721 5687870 oder bei eberhardhaecker@chefwissen.de

Hier finden Sie die Anmeldung zum Tagesseminar.

Effiziente Meetings

Wissen Sie, was Ihre Mitarbeiter von den Meetings im Unternehmen halten?

Dann fragen Sie Ihre Mitarbeiter!

Dabei werden Sie - vorausgesetzt, sie erhalten ehrliche Antworten - hören, dass Meetings viel Zeit kosten, der Selbstdarstellung von Vorgesetzten dienen, wertvolle Arbeitszeit stehlen, dass die eigenen Ideen nicht gefragt sind, dass die Meetings in aller Regel schlecht vorbereitet sind und dass die getroffenen Vereinbarungen eh nicht eingehalten werden.

Versuchen Sie es mit folgenden Tipps:

1. Vorbereitung: Alle Beteiligten schicken zwei Tage vor dem Meeting per Mail ihre Wunschthemen an den Leiter des Meetings.

2. Form der Tagesordnungspunkte: In maximal fünf Sätzen wird das Problem beschrieben. Dann folgt die Konsequenz für das Unternehmen, wenn nicht gehandelt wird. Als nächstes steht der Lösungsansatz, den sich der Mitarbeiter ausgedacht hat. Wenn es eine Alternative gibt, wird Sie ebenfalls aufgeführt. Das Ganze umfasst maximal eine DIN A 4 - Seite, eher weniger.

3. Tagesordnung: Der Leiter des Meetings entscheidet, wie die Tagesordnung aussieht. Er versendet diese per Mail an alle Eingeladenen. Die Texte der Tagesordnungspunkte sind in der oben beschriebenen Form beigefügt.

4. Ablauf: Zum Meeting selbst trägt derjenige, der den Punkt eingereicht hat, kurz vor. Es wird davon ausgegangen, dass jeder die Einladung und die Vorlagen gelesen hat. Nun wird kurz über die vorgeschlagenen Alternativen gesprochen. Zeit pro Thema: 3 bis 4 Minuten (vorher festlegen, aber auch kontrollieren!).

5. Grundsätzliche Bedeutung: Wenn sich herausstellt, dass das Thema grundsätzlich zu besprechen ist, wird bei einem der nächsten Meetings mehr Zeit eingeplant oder eventuell ein eigenes Meeting dafür einberufen. So gehen keine wirklich wichtigen Themen verloren.

6. Protokoll: Die Einladung dient jetzt auch als Grundlage für das Protokoll. Es muss nur noch festgelegt werden, wer was bis wann mit wem macht.

7. Kontrolle: Wenn der vereinbarte Termin erreicht ist, wird im aktuellen Meeting darüber gesprochen, ob die geplante Vorgehensweise umgesetzt werden konnte oder woran es hängt, wenn es nicht geklappt hat.

8. Umstellung: Diese neue Vorgehensweise erfordert eine Einführungszeit von ca. zwei Monaten. Voraussetzung ist ein Training für den Meetingleiter als Moderator. Die Mitarbeiter müssen eventuell lernen, wie die Formulierung der einzelnen Punkte effizient gestaltet werden kann. Bitte nicht entmutigen lassen, wenn die neue Meetingkultur nicht sofort auf helle Begeisterung stoßen sollte. Neue Wege brauchen Zeit.

9. Chefthema: Ganz wichtig ist, dass Sie als Chef das für die Zukunft auch so wollen. Wenn Sie sich entscheiden, das in Zukunft nur noch effiziente Meetings stattfinden sollen, dann werden Sie bei Ihren Mitarbeitern Begeisterung erreichen. So organisierte Meetings sparen Zeit, sorgen für Erleichterung bei der Arbeit und verbessern die sachbezogene Kommunikation im Unternehmen erheblich.

10. Der Einspareffekt ist enorm: Etwa ein Drittel bis die Hälfte der bisher in Meetings verbrachten Zeit kann auf diesem Weg gespart werden. Wenn ein Mitarbeiter bisher zwei Mal 90 Minuten in der Woche in Meetings zugebracht hat, spart er so pro Woche eine ganze Stunde Arbeitszeit ein. Im Jahr macht das unterm Strich mehr als eine Woche zusätzlich nutzbare Arbeitszeit.

Wenn sie Unterstützung bei der Umstellung wünschen, wenden Sie sich bitte per Mail an mich: eh@chefwissen.de oder rufen Sie einfach an: Tel +49(0)721 5687870